Przetwarzanie danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) jest:

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się pod adresem ue.fer4@kob lub pisemnie na adres siedziby administratora.

2. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania

Serwis jest witryną informacyjną i katalogową. Przeglądanie jego zawartości nie wymaga zakładania konta ani podawania danych osobowych. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie opisanym poniżej.

Logi infrastruktury hostingowej

Serwis nie prowadzi własnych dzienników dostępu. Logi techniczne powstają po stronie dostawcy hostingu i służą wyłącznie utrzymaniu usługi oraz jej bezpieczeństwu. Administrator nie łączy danych z logów z innymi danymi i nie wykorzystuje ich do identyfikowania osób odwiedzających serwis.

Formularz kontaktowy

Formularz na stronie „Kontakt” zbiera adres poczty elektronicznej, opcjonalnie numer telefonu oraz treść zapytania. Do zapytania dołączana jest lista kodów katalogowych zaznaczonych wcześniej w porównywarce. Podanie danych innych niż adres poczty elektronicznej i treść zapytania jest dobrowolne.

Oba formularze (kontaktowy i zgłoszenia serwisowego) są chronione mechanizmem Cloudflare Turnstile, który przy wysłaniu formularza sprawdza, czy nie wypełnia go automat; przetwarza w tym celu dane techniczne przeglądarki i adres IP, bez plików cookie śledzących i bez profilowania.

Zgłoszenie z formularza trafia do funkcji brzegowej działającej w infrastrukturze Cloudflare, która przekazuje je pocztą elektroniczną na adres ue.fer4@kob za pośrednictwem usługi Resend. Treść zapytania nie jest zapisywana w żadnej bazie danych - istnieje wyłącznie jako wiadomość e-mail w skrzynce administratora oraz przejściowo w logach dostawcy wysyłki.

Formularz zgłoszenia serwisowego

Formularz na stronie „Gwarancja i serwis” zbiera dane identyfikacyjne zgłaszającego (nazwa firmy i NIP albo imię i nazwisko), adres odbioru i odesłania przyrządu, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, kod katalogowy i numer seryjny przyrządu oraz opis usterki. Załączników formularz nie przyjmuje; dowód zakupu i zdjęcia zgłaszający przekazuje w paczce albo w odpowiedzi na wiadomość potwierdzającą.

Po wysłaniu formularza zgłaszający otrzymuje za pośrednictwem usługi Resend wiadomość z odnośnikiem potwierdzającym. Do czasu potwierdzenia, nie dłużej niż 7 dni, dane zgłoszenia są przechowywane w magazynie Cloudflare Workers KV. Po potwierdzeniu zgłoszenie jest przekazywane do usługi „Zlecenia serwisowe online” spółki InsERT S.A., z której pobiera je system serwisowy administratora (Gestor nexo), a dane nadawcy przesyłki (nazwa albo imię i nazwisko, adres, telefon, adres poczty elektronicznej) są przekazywane do InPost sp. z o.o. w celu wystawienia listu przewozowego. Powiązanie identyfikatora zgłoszenia z numerem przesyłki jest przechowywane w Cloudflare Workers KV do 400 dni. Strona stanu zgłoszenia i list przewozowy są dostępne dla każdego, kto zna odnośnik przesłany pocztą elektroniczną.

3. Okresy przechowywania danych

• Korespondencja handlowa i zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy - przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dane związane z zawartą umową - przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
• Dokumenty księgowe - 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi.
• Zgłoszenia gwarancyjne i reklamacyjne - przez okres gwarancji producenta oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dane w logach infrastruktury hostingowej - przez okres wynikający z polityki dostawcy hostingu, przy czym administrator nie przechowuje ich we własnych systemach.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane albo anonimizowane.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Cloudflare, Inc. - dostawca hostingu serwisu w usłudze Cloudflare Pages oraz sieci dostarczania treści.
• Resend (Plus Five Five, Inc., Stany Zjednoczone) - dostawca usługi wysyłki wiadomości z formularza kontaktowego oraz wiadomości potwierdzających zgłoszenie serwisowe.
• InsERT S.A. z siedzibą we Wrocławiu - dostawca usługi „Zlecenia serwisowe online”, przez którą zgłoszenia serwisowe trafiają do systemu serwisowego administratora.
• InPost sp. z o.o. - operator przesyłek, któremu przekazywane są dane nadawcy w celu wystawienia listu przewozowego na przesyłkę przyrządu do serwisu.
• Dostawca usługi poczty elektronicznej obsługującej adres ue.fer4@kob .
• Podmioty świadczące na rzecz administratora obsługę księgową, prawną i informatyczną.
• Fieldpiece Instruments, Inc. oraz podmioty odpowiadające za serwis marki Fieldpiece w regionie EMEA - wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia gwarancyjnego.
• Operatorzy pocztowi i firmy kurierskie - w zakresie niezbędnym do doręczenia przesyłki.
• Organy publiczne uprawnione do żądania danych na podstawie przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie administratora zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 28 RODO.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Serwis nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy w celach handlowych ani marketingowych. Do przekazania danych technicznych - przede wszystkim adresu IP oraz informacji o przeglądarce - dochodzi natomiast wskutek wczytywania zasobów z serwerów podmiotów zewnętrznych. Dotyczy to:

• Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone) - hosting serwisu i sieć dostarczania treści; obsługa każdego żądania kierowanego do serwisu, a przy wysyłaniu formularzy także weryfikacja Cloudflare Turnstile (skrypt i ramka z domeny challenges.cloudflare.com).
• OpenStreetMap Foundation - kafle mapy wczytywane z serwerów tile.openstreetmap.org wyłącznie na stronie „Dystrybutorzy”. Kroje pisma, ikony i biblioteka mapy są serwowane z własnej domeny serwisu.
• Resend (Plus Five Five, Inc., Stany Zjednoczone) - wysyłka wiadomości z formularza kontaktowego oraz wiadomości potwierdzających zgłoszenie serwisowe. W odróżnieniu od pozycji powyżej dotyczy to danych podanych w formularzu, a nie tylko danych technicznych, i następuje wyłącznie w chwili wysłania zapytania albo zgłoszenia.

Przekazanie danych do odbiorców mających siedzibę w Stanach Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniany przez Ramy ochrony danych UE - USA, a w pozostałym zakresie na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

6. Pliki cookie i pamięć lokalna przeglądarki

Serwis nie zapisuje w urządzeniu użytkownika własnych plików cookie. Nie są stosowane narzędzia analityczne, statystyczne, reklamowe ani piksele śledzące, w szczególności serwis nie korzysta z Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel ani z podobnych narzędzi. Z tego powodu serwis nie wyświetla banera zgody na pliki cookie - nie ma zgody, o którą należałoby prosić.

Serwis korzysta natomiast z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) w jednym celu: pod kluczem fp.compare zapisywana jest lista maksymalnie czterech kodów katalogowych dodanych do porównywarki. Zapis ten nie zawiera danych osobowych, nie jest przesyłany na serwer i pozostaje wyłącznie w przeglądarce użytkownika. Jest niezbędny do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, a zatem nie wymaga zgody na podstawie przepisów o komunikacji elektronicznej.

Listę porównywanych produktów można w każdej chwili wyczyścić przyciskiem na stronie porównywarki albo usuwając dane witryny w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie tych danych nie ogranicza dostępu do pozostałych funkcji serwisu.

Podmioty, których zasoby są wczytywane do serwisu i wymienione w punkcie 5, mogą stosować własne mechanizmy przechowywania informacji w urządzeniu użytkownika na zasadach określonych w ich politykach prywatności. Administrator nie ma do tych informacji dostępu.

7. Brak profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do profilowania. Nie są także podejmowane wobec osób, których dane dotyczą, decyzje opierające się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na te osoby wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii - art. 15 RODO;
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych - art. 16 RODO;
• usunięcia danych - art. 17 RODO;
• ograniczenia przetwarzania - art. 18 RODO;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany - art. 20 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora - art. 21 RODO;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem - art. 7 ust. 3 RODO.

Wniosek w sprawie realizacji powyższych praw należy skierować na adres ue.fer4@kob albo pisemnie na adres siedziby administratora. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie adresu poczty elektronicznej oraz treści zapytania jest jednak warunkiem udzielenia odpowiedzi na zapytanie skierowane przez formularz kontaktowy, a podanie danych identyfikacyjnych i adresowych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy oraz wystawienia dokumentu księgowego. Przy zgłoszeniu serwisowym podanie danych identyfikacyjnych, adresowych i kontaktowych jest warunkiem przyjęcia zgłoszenia, wystawienia listu przewozowego i odesłania przyrządu.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może ulec zmianie w razie zmiany przepisów prawa, zakresu funkcji serwisu albo listy podmiotów, którym powierzane jest przetwarzanie danych. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana pod tym adresem wraz z datą ostatniej aktualizacji podaną na początku strony.

Zasady korzystania z serwisu określa Regulamin serwisu.